Студенческие командировки
Дорожная карта по оформлению студенческой командировки
В студенческие командировки отправляются обучающиеся университета, кроме аспирантов, на основании плана студенческих командировок и приглашения от принимающей стороны. Командируемые лица должны иметь сертификат о вакцинации или справку о медотводе.
В случае если командировка не была запланирована, вам необходимо обратиться в Группу студенческого сопровождения (А-113), с указанием цели и ожидаемых результатов.
В случае если едут несовершеннолетние студенты, в сопровождении отправляется преподаватель.
Для выполнения показателей университета приоритет отдается всероссийским, международным и региональным конкурсам, выставкам и конференциям. В индивидуальном порядке форумам, семинарам и олимпиадам.
1. Подтверждение участия студента/тов в мероприятие
Перед тем, как отправить студентов в командировку необходимо согласовать поездку с начальником управления по молодежной политике. Для этого необходимо предоставить следующие документы:
- приглашение;
- студента/тов (учитываются достижения в той области, по которой отправляется студент на мероприятие);
- успеваемость студента/тов (семестровая выписка, заверенная деканатом);
- достижения студента в данной сфере (если есть).
- сертификат о вакцинации
2. Оформление документов:
После согласования, необходимо оформить следующие документы (за 3 рабочих дня до поездки документы не принимаются к оформлению):
- приглашение на имя ректора
- приказ (печать приказа двусторонняя!)
- представление от директора института
- проект сметы (ВАЖНО! Для обоснования цен на проезд, необходимо предоставить справки о стоимости проезда с РЖД, в случае самолета – достаточно скриншот с сайта по продаже авиабилетов)
- сводная заявка(только если требуется оргвзнос)
- заявление
- в том случае, если на мероприятие едут несколько студентов без сопровождающего, заявление делается на каждого студента;
- в случае если студенты едут в сопровождении с преподавателем, заявление оформляется одно на преподавателя.
- представление проректору, если в плане командировок произошла замена.
После оформления весь пакет документов необходимо подписать у директора института и заведующего кафедры и принести в ауд. А-113 для дальнейшего оформления.
3. Аванс на покупку билетов и проживание поступает на стипендиальную банковскую карту в течение 3-5 дней после оформления документов.
4. ОТЧЕТ о поездке
Командируемым лицам необходимо отчитаться в течении 3-х дней со дня приезда.
- в бухгалтерию (ауд. И-105) предоставить все чеки и посадочные билеты, в случае остатка денег сдать обратно в кассу, в обратном случае получить.
- в группу студенческого сопровождения (ауд. А-113) предоставить заполненный отчет о результатах данной командировки, в т.ч. предоставить грамоты, дипломы, сертификаты.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!!!
Обучающимся оплачивается проезд только на поезде, в случае если проезд на самолете выходит дешевле, оплата будет за самолет. Фактический расчет происходит при наличии всех чеков и посадочных талонов, в случае не предоставления этих документов, сумма денег, выданная в качестве аванса, возвращается в кассу в полном объеме.
Так же существует вариант для тех, кто может из своих средств доплатить на поездку на самолете, в случае если она выходит дороже поезда, то проезд оплачивается строго по справке из ж/д вокзала и остальную часть вы можете внести из собственных средств.
Чеки за проживания должны быть официальными кассовыми с наличием QR-кода или возможен чек строгой отчетности. Акты об оказании услуг и товарные чеки не принимаются.
По всем вопросам можно обращаться в группу студенческого сопровождения в А-113 или по номеру тел. 40-58-84, nirs@istu.edu.
