Дорожная карта по оформлению студенческой поездки
В студенческие поездки отправляются обучающиеся университета очной формы обучения (программы бакалавриата, специалитета и магистратуры) на основании Регламента студенческих поездок в ИРНИТУ и приглашения от принимающей стороны.
С учетом стратегии развития университета, приоритет отдается международным, всероссийским и региональным конкурсам, выставкам и конференциям. В индивидуальном порядке рассматриваются поездки на форумы, семинары и олимпиады.
Решение о направлении обучающегося в студенческую поездку принимает курирующий проректор. В случае, если в поездку едут несовершеннолетние студенты, в сопровождение отправляется преподаватель.
1. Подтверждение участия студента/тов в мероприятие
Перед тем, как отправить студента в поездку необходимо согласовать поездку с руководителем курирующего подразделения:
- направления науки и предпринимательства – Рулёва Дарья Вячеславовна, аудитория К-223 (Точка кипения ИРНИТУ);
- по всем остальным направлениям – Бянкина Ирина Александровна, аудитория А-113.
Для согласования поездки необходимо обратиться к руководителю и предоставить следующие документы:
- приглашение на имя ректора от принимающей стороны с указанием ФИО обучающихся (допустимо в электронном виде с подписью и печатью);
- представление от научного руководителя (в случае поездки по научному направлению) с указанием ключевых целей и предполагаемых результатов поездки;
- достижения в той области, по которой обучающийся отправляется на мероприятие (2 диплома, сертификата, грамоты – при наличии);
Если для участия в мероприятии требуется внести организационный взнос, то необходимо предоставить информацию по оплате совместно с основным пакетом документов.
2. Оформление документов
После согласования поездки с руководителем подразделения, необходимо обратиться в Управление по молодежной политике (А-113) для оформления поездки. При себе нужно иметь следующий пакет документов (за 3 рабочих дня до поездки документы не принимаются к оформлению):
- приглашение на имя ректора;
- представление от научного руководителя (в случае поездки по научному направлению);
- справка о стоимости проезда до места проведения мероприятия и обратно на вид транспорта с минимальной стоимостью проезда (как правило, справка с РЖД о стоимости проезда в вагоне плацкарт);
- реквизиты карты ВТБ или Сбербанка;
- посеместровая выписка успеваемости обучающегося, заверенная дирекцией/деканатом (при необходимости);
- выписка или другой документ, подтверждающий участие студента в жизни студенческого объединения (при необходимости).
Расходы по проживанию возмещаются в размере не более 550 рублей в сутки.
При покупке билетов обратите внимание, что обучающийся может прибыть в место проведения мероприятия не ранее чем за сутки до начала проведения мероприятия, и должен покинуть место проведения мероприятия не позднее 1 суток после его окончания.
После предоставления документов специалист подготавливает приказ о направлении студента в поездку. После подписания приказа, в течение 3-5 дней студенту на банковскую карту поступает аванс на покупку билетов и проживание.
Университетом не оплачиваются дополнительные услуги (платный выбор места, платное багажное место, смс-оповещение, суточные, трансфер и пр.).
3. Отчет о поездке
Обучающимся, совершившим поездку, необходимо отчитаться в течении 3-х рабочих дней со дня приезда.
- в бухгалтерию (ауд. И-105) предоставить все чеки и посадочные билеты, в случае остатка денег сдать обратно в кассу, в обратном случае получить. В документе о проживании должна быть указана стоимость проживания за 1 день на 1 человека. В случае поездки группы обучающихся, подтверждающий документ о проживании должен быть предоставлен на каждого студента.
- в Управление по молодежной политике (ауд. А-113) предоставить заполненный отчет о результатах данной поездки, в т.ч. предоставить грамоты, дипломы, сертификаты, полученные на мероприятии.
Обратите внимание!
Обучающимся возмещается стоимость проезда только на поезде. В случае, если проезд на самолете выходит дешевле, будет возмещена стоимость проезда на самолете. Фактический расчет происходит при наличии всех чеков и посадочных талонов, в случае не предоставления этих документов сумма денег, выданная в качестве аванса, возвращается в кассу в полном объеме.
Также обучающийся может из своих средств доплатить стоимость проезда на самолете: Университет оплачивает стоимость проезда на поезде + обучающийся доплачивает необходимую стоимость для проезда на самолете из собственных средств.
Чеки за проживания должны быть официальными кассовыми с наличием QR-кода/возможен чек строгой отчетности. Акты об оказании услуг и товарные чеки не принимаются.
По всем вопросам можно обращаться в Управление по молодежной политике в А-113 или по номеру тел. 40-58-84, pribytkovavi@ex.istu.edu.