Размер
A A A
Цвет
Ц Ц Ц Ц Ц
Разрядка
ИИ И И И И
Изображения
нет Ч/Б Цв.
23 сентября 2021 | неделя четная

Сотруднику

Организация мероприятий

Дорожная карта по организации мероприятий

  1. Прежде всего – нужно определиться с характером проводимого мероприятия (от этого будет зависеть у какого проректора будет подписываться приказ):
    • Учебный (олимпиада, конкурс по специальности)
    • Научный (конференция (конкурс в рамках конференции), хакатон)
    • Инновационный
  2. Определите формат мероприятия: конференция, выставка, конкурс, олимпиада, семинар и т.д. (более подробно с видами и различиями между мероприятиями можно ознакомиться в СТО-056-2020 п. 6.4
  3. Решите какая у вас целевая аудитория, на этом этапе можно определить и статус мероприятия. (Международный, Всероссийский с международным участием, Всероссийский, Региональный, Межвузовский, Внутривузовский)
  4. Определитесь с датой и временем начала мероприятия.

    Напоминаем, что согласно СТО-056-2020 п.9 «Сроки организации и проведения мероприятий»

    • Международный уровень – от 6 месяцев до 1 года;
    • Всероссийский уровень – за 3-9 месяцев;
    • Региональный уровень – за 1-6 месяцев;
    • Межвузовский, вузовский уровни – за 1 месяц.
  5. Выберите формат проведения мероприятия: очное, заочное, в онлайн формате (Zoom, Teams, Кампус и другое)
  6. Определитесь с местом проведения мероприятия. Если это помещение Точки кипения, вам необходимо предупредить сотрудников об этом, обговорить технические моменты и выбрать зал.

    Если это мультимедийные аудитории Университета, обращаем ваше внимание на то, что в этих аудиториях есть только компьютер, экран, проектор, звук. Если вы хотите провести трансляцию рассмотрите другую аудиторию (Точку кипения или Конференц-зал).

    Для того, чтобы забронировать Конференц-зал или Выставочный зал/КУИЦ в Технопарке, необходимо написать служебную записку, на бронь данной площадки.

    Если вам нужна мультимедийная или иная аудитория доступа к которой у вас нет, необходимо написать служебную записку на выдачу нужной вам аудитории.

    Обращаем ваше внимание! Если вы планируете провести мероприятие вне стен Университета, то техническое сопровождение со стороны Университета не возможно.

  7. Составьте оргкомитет и распределите роли.

    Обращаем ваше внимание! Согласно СТО-056-2020 п. 7.5 в состав оргкомитета входит от 2 до 15 человек, в зависимости от формы мероприятия и его задач. Если в проекте приказа, указан один организатор (не учитываются: проректор, директор института, зав.каф), то необходимо добавить еще одного организатора. Закрепите ответственных по каждому блоку задач, установите сроки подведения промежуточных итогов и финальные дедлайны.

  8. Составьте план мероприятия и отразите в нём всё, что нужно учесть, чтобы мероприятие состоялось. При составлении плана сгруппируйте блоки задач, чтобы было проще понять что есть, а что могли забыть. (Пример: «Спикеры», «Площадка», «Техническое оснащение» и так далее.)

  9. Составить программу мероприятия.

    Необходимые ресурсы для технического оснащения мероприятия:

    Как только у вас будет готова концепция мероприятия, вы сможете приступить к оформлению документов. При подготовке пакета документов, обратите внимание на даты подачи документов.

    Согласно СТО-056-2020 «Проведение учебных, научных и инновационных мероприятий в ИРНИТУ» пункт 9 «Сроки проведения мероприятий», администрация Университета в праве отказать в проведении мероприятия в ваши даты, если условия пункта 9 не выполняются!

  10. Опубликовать информацию о мероприятии на платформе Leader-ID (Инструкция по регистрации)

    ВАЖНО! привязать ваше мероприятие к Точке кипения – ИРНИТУ.

  11. Подготовить проект приказа согласно шаблона и отправить на почту nirs@istu.edu для проверки и дальнейшего оформления.
  12. Подготовить информационное письмо или приглашение (выше вы можете найти 3 варианта писем) и прислать на почту nirs@istu.edu с указанием кому необходимо разослать (пример: в вузы Иркутска, в школы/вузы Иркутской области, в вузы СФО или по всей России, технические или гуманитарные вузы и др.)
  13. Проинформировать пресс-службу о проводимом мероприятии, написав на почту: prescek@ex.istu.edu. Сообщите, если вам необходимо освещение открытия/закрытия об этом так же необходимо написать на почту.

    Забегая вперёд: для того чтобы сдать отчет о проводимом мероприятии необходима ссылка на новость о проведении мероприятия опубликованная на сайте ИРНИТУ. Пожалуйста, позаботьтесь о том чтобы пресс-служба была проинформирована.

  14. Оформить служебные записки, если в них есть необходимость, и принести в отдел организации научной деятельности молодых ученых и студентов вместе с проектом приказа в бумажном! виде.
  15. В день проведения мероприятия обязательно удостоверьтесь о готовности каждого пункта и проводите мероприятие.

По итогам мероприятия просим Вас не забывать:

  • Подвести итоги мероприятия и предоставить отчет о проведении мероприятия и приложить Лист регистрации участников (Выгрузка с платформы Leader-ID. Как это сделать вы можете найти ответ в инструкции) и приложить протокол заседания конкурсной комиссии в течении 7-ми дней предоставить пакет документов в ОО НДМУиС
  • Передать информацию об итогах мероприятия пресс-службе для публикации на сайте университета.

Если у вас остались вопросы по организации мероприятия обращайтесь в Отдел организации научной деятельности молодых ученых и студентов.

Ауд. Точка Кипения — ИРНИТУ (2 этаж, пересечение корпуса К и Г)

тел. 8(3952) 40-50-27, 8(3952)40-58-84
e-mail: nirs@istu.edu